一、最好具备一定程度的打字速度，具备速记的能力，人事文员除了日常的招聘发布和引领应聘者到岗外，在某些部门会议上也要做会议记录。
二、必须掌握一些基本功,如必须熟练掌握电脑的文档和表格的录入,常用电脑软件操作，如OFFICE系列：word、Excel、ACCESS、PowerPoint等，最好是面广，但不一定要求各项都很精通.
三、要学会简单的图片修改软件，如Photoshop等。
四、上网方面的应用，如基本的网页浏览器操作及一些聊天软件，目前最常用的聊天软件就是QQ了，要懂得收发Email（邮件）的操作，这是比较常用的。还要懂得一些小软件，如解压缩软件、看图软件、PDF查看软件等，这都是一些小型的傻瓜式软件，使用并不难。
五、办公室中设备的使用，这点要到了上班的地方实际操作了，这也没什么难度，用上几次就懂的了，一般就是学习传真机、复印机、多功能电话等一些实际应用操作。
六、必须外表整洁，注意形象，形象是给一个人的最初印象，文员是部门接人待物的第一个关口，一般领导都会很重视这一点。指的形象并不一定指外貌漂亮，主要是应该有礼仪有内涵。
